一般事務とは？
派遣スタッフの求人では、未経験者も応募可能とする一般事務の募集をよく見かけます。
専門的な知識や技能が必要な業務に対するものとして一般という言葉が使われているため、一般事務とひとくくりにしていますが、仕事内容は多岐にわたります。また、同じ業務名でも企業や部署によって要求されるスキルレベルが異なる場合があります。
たとえば、大企業などでは部署ごとに細かく業務が分かれているため、一般事務の中で専門知識や特殊なスキルは求められないケースがほとんどです。
一方、規模の小さな会社では、一般事務といいつつ他の事務作業も兼務するケースが多くなります。
一般事務に応募する際には、面接などを通して実際の事務作業の範囲を確認しておくと安心です。
未経験者でも可能な一般事務の作業内容
一般事務といわれる仕事の中で、比較的簡易とされている作業内容は以下の通りです。
■資料作成、ファイル整理
定型フォームに必要な情報を埋めていくことで書類を作成する作業です。
社内での議事録、決算書、報告書などの記録に関するものやの社内向けの決まりごと、規則に関するお知らせ、、外部に向けたイベント案内などの告知に関するもの、見積もり書や請求書、営業職の社員が取引のため使う提案資料等の提出書類など、さまざまな範囲があります。
また、そのようにして作成された書類をあらかじめ設定されたカテゴリーに分類し、ファイルに綴じて整理する作業も行います。
日付順に整えて検索しやすくしたり、プロジェクトやタスクごとに整理してヌケモレをチェックしたり、用途によってファイリング方法は異なります。
PCでデータを整理することが多くなると思いますので、PCの基本的なスキルも必要になることが多いです。
■社内の常備品の管理
社内で使う備品を管理します。例えば印刷用紙や社内で使う日用品など消耗品が完備されているかの確認や、電話・FAXなどのOA機器の管理など、働いている社員が仕事を滞りなく進めるための細かな物品の管理を行います。
■お客様対応
電話がかかってきた際の受付対応や来客対応など、お客様と社内の社員がスムーズに仕事のやり取りができるための簡単なつなぎ役を担います。
また、郵送や宅配物などの配送業者とのやり取りも一般事務の主な仕事内容です。
一般事務の方が外部の方と関わるのはこの部分だけになることが多いです。
もちろんその他にも多くの仕事があり、作業内容はバラエティに富んでいますが、一つひとつの作業を覚えることは比較的容易なため、未経験者でもチャレンジしやすい仕事内容だといえます。
営業職や管理職と違いハードな仕事を要求されない分、仕事内容も比較的簡単でスムーズに済むものが多いです。
とは言え、多くの部署と関わる仕事内容でもあるため一個一個の作業はきちんと丁寧にこなしていかないと、多くの方に迷惑がかかってしまうこともあります。
未経験でもしっかりと責任を持って仕事をこなしていくことが重要です。
未経験者こそ一般事務で積極的にキャリアアップしよう
最低限のパソコン操作やコミュニケーション力があれば専門知識がなくてもこなせる一般事務は、オフィス経験が浅い人にとって、業務全般を覚える最初のステップとして最適ともいえます。
書類作成などのルーティンから業務の流れをつかむことができます。また、パソコンスキルが基礎から身につくところも魅力です。
また、自分が何をしたいかによっても働き方は変わってくるでしょう。
一般事務は簡単、物足りないというイメージを持っている方ももしかしたらいるかもしれませんが、実は細かく多岐にわたる仕事内容で多くの経験ができる仕事内容の一つでもあります。
一般事務は会社の業務を効果的に進めるための潤滑油のような役割をもっているので、一般事務の作業を通して身につけたスキルは、あらゆる仕事につながっていきます。
まずは一般事務を通して業務の流れを覚え、より専門性が求められる経理事務や営業事務へとキャリアアップを目指す道もあります。
一般事務の求人をみかけたら、未経験でもチャレンジできる仕事内容かをしっかりとチェックし、積極的に応募して業務の幅を広げていくことをおすすめします。